Kể từ 0 giờ ngày 15/07/2021 khi ủy ban nhân dân áp dụng biện pháp “3 tại chỗ” và “2 điểm đến một cung đường”nhằm siết chặt quản lý việc di chuyển đối với các doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn TPHCM, hệ thống Nghiêm Phạm Holdings cũng đã gặp không ít khó khăn trong quá trình thay đổi để thích nghi với tình hình chung. Nếu như các vấn đề trở ngại đối với khối trực tiếp sản xuất, thi công đã được nêu ở kỳ 2 và kỳ 3 , thì ở khối văn phòng cũng có những khó khăn nhất định trong quá trình triển khai công việc. Tuy nhiên, bằng sự nhanh nhạy ứng phó cùng sự hỗ trợ của công nghệ, công nhân viên Nghiêm Phạm Holdings thuộc khối văn phòng đã dần khắc phục được vấn đề này.

Thường xuyên tổ chức họp online

Để đảm bảo công việc chạy theo đúng tiến độ và bám sát kế hoạch đã đề ra, đội ngũ quản lý thuộc hệ thống Nghiêm Phạm Holdings vẫn thường xuyên tổ chức họp online nội bộ phòng ban, bộ phận của mình hàng ngày nhằm phân công giao việc, nắm bắt tình hình thực hiện công việc của nhân viên hoặc lắng nghe những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải để có phương án hỗ trợ kịp thời, đảm bảo công việc không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Bên cạnh đó, đại diện các bộ phận vẫn thường xuyên tổ chức họp giao ban định kỳ nhằm phối hợp công việc giữa các bộ phận với nhau. Ở mỗi cuộc họp như thế, đại diện các bộ phận tham dự đều được thông báo trước vài ngày về chủ đề cuộc họp và những nội dung cần chuẩn bị để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Nếu như Line là ứng dụng trao đổi  công việc, gửi tài liệu chính của toàn hệ thống Nghiêm Phạm Holdings, thì Google Meet chính là công cụ họp online mà tất cả anh chị em hiện đang tin dùng.

Thực hiện báo cáo hàng tuần, hàng tháng

Việc báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng trước giờ vẫn được trưởng các bộ phận thực hiện thường xuyên với Ban Giám Đốc. Đây chính là cách để Ban Giám Đốc Nghiêm Phạm Holdings dễ dàng nắm bắt tình hình và có cái nhìn chi tiết về mọi việc đang diễn ra trong toàn hệ thống. Tất cả báo cáo tuần từ các bộ phận đều được gửi về cho Thư Ký Tổng Giám Đốc trước 15h00 thứ sáu hàng tuần để tổng hợp và trình lên Ban Giám Đốc. Đối với các báo cáo tháng cũ và kế hoạch tháng mới sẽ được gửi vào ngày cuối cùng của tháng.

Trong thời điểm giãn cách hiện tại, ngoài các báo cáo kể trên được gửi đến Ban Giám Đốc Nghiêm Phạm Holdings, các trưởng bộ phận còn phải gửi thêm bảng đánh giá hiệu quả công việc hàng ngày, hàng tuần của từng nhân viên về bộ phận Hành Chánh Nhân Sự để có cái nhìn khách quan chính xác, đảm bảo không một ai có thể lơ là trong công việc và công bằng trong công tác tính lương cho tất cả mọi người.

Lưu trữ dữ liệu trên server chung

Để tiện cho việc sử dụng dữ liệu, tài liệu phục vụ cho công việc, toàn hệ thống Nghiêm Phạm Holdings hiện đang có hệ thống server lưu trữ riêng. Mỗi phòng ban, bộ phận đều được phân chia không gian lưu trữ phù hợp nhằm đảm bảo việc upload hay download tài liệu được thuận lợi và không bị gián đoạn. Mỗi công nhân viên, tùy thuộc vào vị trí công việc của  mình đều được cấp riêng một tài khoản với sự phân quyền chức năng nhất định khi sử dụng server nhằm đảm bảo đúng trách nhiệm và quyền hạn của từng công nhân viên

Hiện tại, hệ thống server Nghiêm Phạm Holdings đang được tiến hành xây dựng mới hoàn toàn, nâng cấp và cải tiến công nghệ so với server cũ nhằm tăng cường tính bảo mật, đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp và phục vục tốt hơn cho công việc. Trong thời gian này, server cũ vẫn đang được tận dụng và khai thác một cách hiệu quả.

Tổ chức sinh nhật online cho Sếp Tổng

Vào thứ tư 21/07/2021 vừa qua chính là sinh nhật lần thứ 41 của vị thuyền trưởng Nghiêm Phạm Holdings. Toàn thể anh chị em công nhân viên toàn hệ thống đã lên kế hoạch và âm thầm chuẩn bị phần quà bí mật cho sếp tổng Nghiêm Phạm Anh Tuấn. Ý tưởng được phòng Marketing đưa ra chính là sẽ yêu cầu đại diện các bộ phận tự quay clip gửi lời chúc mừng đến Sếp và gửi về để Marketing tổng hợp, biên tập và dựng thành đoạn phim ngắn.https://www.youtube.com/embed/nsUgXY7aYfU

Bên cạnh đó, biết được sếp tổng là người có niềm đam mê đặc biệt với bóng đá và cũng là một cầu thủ cừ khôi trong giới bóng đá phủi, toàn thể anh chị em công nhân viên cũng đã thực hiện bức poster – thiệp chúc mừng mang phong cách “siêu danh thủ” dành tặng đến sếp.

=> Tiếp theo kỳ 6: 12 chiến binh ngự lâm pháo thủ